Kalite Güvence Süreçleri

KALİTE GÜVENCESİ SİSTEMİ

A.1. Misyon ve Stratejik Amaçlar

A.1.1. Misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedefler

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi 2020-2024 Stratejik Planı, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Üniversiteler İçin Stratejik Planlama Rehberi’nde belirtilen hususlar göz önünde bulundurularak, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektöründen başlayarak her düzeydeki paydaşların katılımı ile hazırlanmıştır. 2020-2024 Dönemi Stratejik Planı Hazırlık çalışmaları Üniversite Rektörü tarafından 1 nolu 2020-2024 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Genelgesi’nin yayınlanmasıyla başlatılmıştır.

Çalışmaları üst düzeyde yönlendirmek üzere Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektörünün Başkanlığında, Üniversite Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreterinin katılımlarıyla Strateji Geliştirme Kurulu oluşturulmuştur. Stratejik plan hazırlık sürecini yürütmek üzere de Stratejik Planlama Ekibi oluşturulmuştur. Stratejik Planlama Ekibi tarafından 2020-2024 dönemi Stratejik Planı Hazırlık Programı oluşturulmuştur.

Hazırlık programında, stratejik plan çalışmalarının etkin bir şekilde yürütülebilmesi için stratejik plan hazırlık sürecindeki aşamalar ihtiyaçlara göre detaylandırılmış ve gerçekleştirilecek faaliyetlerin iş takvimini gösteren zaman çizelgesi hazırlanmıştır. 2020-2024 Dönemi Stratejik Planı hazırlık çalışmaları, bu hazırlık programındaki zaman çizelgesine uygun olarak yürütülmüştür. Stratejik plan hazırlık süreci, anketler vasıtasıyla gerek iç paydaş (akademik personel, idari personel ve öğrenci) gerek dış paydaşların görüş, öneri ve beklentileri dikkate alınarak geniş katılımlı bir şekilde yürütülmüştür.

Stratejik planlama sürecinin ilk adımı olan durum analizinde Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin geleceğe yönelik amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için geçmişte neleri başardığı, hangi alanlarda hedeflerine ulaşamadığı ve bunun nedenleri, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğu, hangi yönlerinin gelişmeye açık olduğu ve Üniversitenin kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeler değerlendirilerek durum analizi çalışmaları yürütülmüştür. Durum analizi kapsamında Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin; kurumsal tarihçesi, uygulanmakta olan stratejik planın değerlendirilmesi, mevzuat analizi, üst politika belgeleri analizi, faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi, paydaş analizi, kurum içi analiz, akademik faaliyetler analizi, yükseköğretim sektör analizi, tespit ve ihtiyaçların belirlenmesi ve GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler) analizi yapılmıştır. Geleceğe bakış sürecinde Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin misyon, vizyon ve temel değerler bildirimleri belirlenmiştir. Geleceğe bakış ile stratejik planın sonraki çalışmalarının bu perspektif temelinde yürütülmesi sağlanmıştır. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin birçok üniversite ile doğrudan ya da dolaylı rekabet içerisinde olması nedeniyle; konum tercihi, başarı bölgesi tercihi, değer sunumu tercihi ve temel yetkinlik tercihlerinden oluşan Üniversitenin farklılaşma stratejisi belirlenmiştir. Akademik faaliyet analizinde eğitim-öğretim, araştırma, girişimcilik ve toplumsal katkı alanlarına ilişkin olarak her birinde güçlü ve zayıf yönler, sorunlu alanlar ve yapılacak eylemler belirlenmiştir.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin sunmuş olduğu hizmetler ve beklentiler ile ilgili paydaşların görüş ve önerilerini belirlemek amacıyla 2020-2024 Stratejik Planı doğrultusunda akademik personel, idari personel, öğrenciler ve dış paydaşlara yönelik olarak anketler düzenlenmektedir. 2020-2021 eğitim ve öğretim yılı sürecinde memnuniyet anketleri düzenlenmiş ve elde edilen bulgular akademik personel, idari personel ve öğrenci düzeyinde raporlanmıştır. Ancak, küresel ölçekte devam eden COVID-19 pandemisi nedeniyle dış paydaş anketi yapılamamıştır.

A.1.2. Kalite güvencesi; eğitim ve öğretim; araştırma ve geliştirme; toplumsal katkı ve yönetim politikaları

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nde 28 Aralık 2020 tarihinde Kalite Koordinatörlüğü kurulmuş ve kalite güvence çalışmaları, ilgili tüm komisyonlar, Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın eşgüdümü ile yürütülmeye başlanmıştır. Bu bağlamda, Üniversitede kalite kültürünü yaygınlaştırılması ve kalite politikalarının gözden geçirilmesine yönelik olarak Kalite Koordinatörlüğü tarafından ilgili tüm komisyon üyelerinin katılımı ile bir çalıştay gerçekleştirilmiş ve sürekli iyileştirme kapsamında kalite politikaları üzerinde gerek duyulan iyileştirmeler yapılmıştır.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin Politika ve İlkeleri aşağıda verilmektedir:

Kalite Politikası

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin “Anadolu’da bir dünya üniversitesi” olmak özülküsü, ülkemizin değerleri ve hedefleri doğrultusunda, eğitim-öğretim, araştırma, topluma hizmet ve yönetim faaliyetlerinde evrensellik, şeffaflık, katılımcılık, adalet ve eşitlik ilkelerine dayalı kalite politikası;

Eğitim-Öğretimini değişim, gelişim ve çağın gereksinimlerine uygun öğrenci odaklı bir yaklaşımla tasarlayarak evrensel ve ulusal değerleri özümseyen bireyler yetiştiren,
Ulusal ve uluslararası düzeyde yenilikçilik ve girişimcilik odaklı Ar-Ge çalışmaları yürüten, bölgenin, ülkenin ve dünyanın kalkınmasına katkıda bulunan,
Üniversite-Sanayi-Kamu-STK vb. dış paydaşlarla iş birliğini destekleyen, sürekli değişen ve gelişen koşullara uygun nitelikli çıktılar üretmeyi hedefleyen,
Toplumun ihtiyaçlarını ve önceliklerini gözeten, etkin ve sürdürülebilir toplumsal katkı faaliyetlerini teşvik edip destekleyen,
Şeffaflık, katılımcılık ve hesap verebilirlik temelinde bir yönetim anlayışını benimseyen,
Kurumsal risk yönetimi çalışmalarıyla desteklenen ve engelli bireyleri de dikkate alan sağlıklı, çevreci, güvenli ve sürdürülebilir bir çalışma ve eğitim ortamı sağlayan,
Uluslararasılaşma bilinç ve kültürünün yaygınlaştırılmasını, evrensel bilgi ve özgün değer üreten akademik iş birliklerini destekleyen,
Kurumsal iç ve dış değerlendirme ve akreditasyon çalışmalarının desteklenmesini ve yaygınlaştırılmasını hedefleyen,
İnsan kaynağının bilgi, beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesine yönelik sürekli öğrenmeyi düzenleyen ve destekleyen,
Kalite Güvence Sistemini ölçülebilme, izlenebilme ve sürekli iyileştirme esaslarına dayalı olarak sürdürülebilir bir şekilde yürüten,
Tüm paydaşların katılımını, katkısını ve memnuniyetini esas alarak kalite kültürünün yaygınlaştırılmasını sağlayan,

bir kalite yönetim sistemi oluşturmak, uygulamak ve sürekliliğini sağlamaktır.

Eğitim-Öğretim Politikası

“Anadolu’da bir dünya üniversitesi” olmak özülküsü doğrultusunda Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin eğitim-öğretim politikası;

Ulusal ve evrensel değerleri özümseyen bireyler yetiştirmek amacıyla; katılımcı, şeffaf ve hesap verebilir bir eğitim anlayışı ile yeterlilik temelinde çağın gerekliliklerine uygun, öğrenci odaklı bir eğitim yaklaşımı benimseyen,
Programlarını Avrupa ve Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçeveleri kapsamındaki ihtiyaçlar doğrultusunda, çağın gereklerine uygun olarak paydaşlarıyla birlikte sürekli güncelleyen,
Toplumsal sorumluluklarının farkında, eleştirel düşünebilen, problem çözme ve araştırma becerisi yüksek, güçlü mesleki donanıma sahip, liderlik özellikleri taşıyan öğrenciler yetiştiren,
Ulusal ve uluslararası akreditasyon ilkelerine göre eğitimde tüm kalite süreçlerini izlemeyi, iyileştirmeyi ve yaygınlaştırmayı teşvik ve koordine eden,
Uluslararası iş birlikleri ve çok disiplinli programlar ile öğrenme fırsatlarında çeşitlilik sunan,
Dijital dönüşüm çerçevesinde hayat boyu her yerde öğrenme yaklaşımı ile insan ve öğrenme kaynaklarını ihtiyaçlara göre güncelleyen,

bir üniversite olmaktır.

Araştırma-Geliştirme Politikası

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin “Anadolu’da bir dünya üniversitesi” olmak özülküsü doğrultusunda, genç ve dinamik bir Üniversite anlayışı ile oluşturulan araştırma-geliştirme politikası;

Eleştirel ve akılcı düşünebilen, nitelikli ve yenilikçi araştırmalar yapan, bu araştırmaları ile yalnızca bilimsel değil toplumsal bir katkı sağlayan, doğaya duyarlı, kendini kişisel ve mesleki alanda sürekli yenileyen, girişimci ve üretken bireyler yetiştirmeyi,
Araştırma faaliyetlerinin yürütülmesinde ve yayınlanmasında etik değerleri gözetmeyi, evrensel değerlere, insan hak ve özgürlüklerine saygı göstermeyi,
Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen araştırma faaliyetlerini; gerekli alt yapıyı oluşturup, ulusal ve uluslararası kaynakların temini ve proje yazım desteği sağlamak suretiyle, disiplinler arası ve/veya sanayi iş birlikleri biçiminde desteklemeyi,
Kaynakları verimli ve etkin bir şekilde kullanarak, teknoloji ve çıktı odaklı, ekonomik katma değere sahip, sanayiye uygulanabilir, yenilikçi bir anlayışa hizmet edecek araştırmaları teşvik etmeyi ve sürdürülebilir kılmayı,
Bölgenin, ülkenin ve dünyanın kalkınmasına katkıda bulunacak öncelikli alanları belirlemeyi ve desteklemeyi,
Yalnızca akademik ve bilimsel anlamda değil; sosyal sorumluluk bilinci ile küresel sorunların çözümüne katkı sağlamaya hizmet edecek çalışmalarla sosyal alanda da toplumsal faydaya katkı sunmayı,
Yenilikçi ve nitelikli araştırma verilerini ortak kullanıma sunarak gerek yurt içi gerekse yurt dışı kurumlarla ve paydaşlarla iş birliği yapmak suretiyle bilim dünyasında ve üniversiteler sıralamasında seçkin bir konuma gelmeyi,
Üniversite-kamu kurumları iş birliği çerçevesinde “Ortak Araştırma Merkezleri” kurulması suretiyle, kamu tarafından hayata geçirilecek politikalara, alanında uzman akademisyenler tarafından yapılacak ön değerlendirme, öneri ve eleştiriler kapsamında katkı sağlayarak, bunların geliştirilmesinde rol almayı,
Üniversite ile kamu kurumları/özel sektör iş birliği çerçevesinde sağlanan karşılıklı destekler aracılığıyla Üniversitenin hem ulusal/uluslararası yayın/kaynak teminine imkân sağlamayı hem de var olan potansiyelini dış paydaşlarla paylaşmayı,

sağlamaktır.

Toplumsal Katkı Politikası

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi, öncelikle Erzincan yerelinde olmak üzere toplumu bilinçlendirmek ve farkındalığı artırmak amacıyla sosyal faaliyetleri bir sorumluluk olarak görmektedir. Bu amaç doğrultusunda Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi toplumsal katkı politikası;

Yükseköğretim Kanunu’nun 12. maddesinde bahsedilen topluma hizmet sunma ile ilgili konularda yönlendirici ve destekleyici olmak,
Akademik ve mesleki anlamda sahip olduğu uzman kadrolarının toplumun ihtiyaçlarına yönelik etkinlik ve projelerde görev almasıyla bilimsel, sosyal ve sağlık alanlarında topluma ve bilim dünyasına katkı sunmak,
Erzincan’ın coğrafi yapısı itibariyle genel olarak kış, su ve doğa sporları (rafting, trekking, dağcılık, kayak, kampçılık, yamaç paraşütü vb.) açısından uygun özellikleri taşıması nedeniyle sportif etkinliklerin sayısını ve çeşitliliğini artırmak,
Kamu, Özel Sektör ve Sivil Toplum Kuruluşları vb. dış paydaşlarla yakın ilişkiler içerisinde olmak ve projeler geliştirmek,
Öğrenci ve mezunları ile kamu ve özel sektör ihtiyaçlarını karşılayarak toplumsal fayda sağlamak,
Öğrencilerin sadece kendi alanlarında değil, sosyal ve kültürel açıdan da donanımlı olarak yetiştirilmesi suretiyle topluma katkı sağlamak,
Yaşam boyu öğrenme ilkesi doğrultusunda Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’ne mensup tüm çalışanların topluma her yönüyle örnek bireyler olması için gerekli ortamı sağlamaktır.

Yönetim Sistemi Politikası

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin; kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği ve toplumsal sorumluluk anlayışı çerçevesinde;

Tüm faaliyetleri kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak yürütmek,
Üniversitenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukların açık bir şekilde belirlendiği bir yönetim sistemi oluşturmak,
Şeffaflık, katılımcılık ve fırsat eşitliğine önem vererek, çalışanların yetkinliklerini ve performansını sürekli geliştirmeyi sağlayacak şekilde insan kaynaklarını yönetmek,
Başta Üniversitenin öğrencileri olmak üzere tüm iç ve dış paydaşların memnuniyetinde sürekliliği sağlamak,
Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığı esas alarak bilgili ve yeterli donanıma sahip kişilere verilmesini sağlamak,
Tüm yönetici ve çalışanlarının iç kontrol ve kalite güvence sistemi çerçevesinde etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olmalarını sağlamak,
Varlıkların kötüye kullanımı ve israfını önlemek, kayıplara karşı korunmasını sağlamak,
Stratejik planda belirlenen amaçlara ulaşmak ve rekabet gücünü artırmak için bilişim sistemlerini verimli bir şekilde kullanmak,
Oluşturulacak Bilgi Yönetim Sistemi aracılığıyla stratejik ve taktik karar süreçlerine katkı sağlamak, operasyonel süreçleri hızlı ve güvenilir şekilde yürütmek,
Tüm faaliyetlerin yürütülmesi sırasında mevcut ve oluşabilecek riskleri yönetmek ve gerekli önlemleri almak,
Yönetim sisteminin ve bu sistemi oluşturan amaç, hedef ve programların düzenli gözden geçirilerek etkinliğini değerlendirmek ve sürekli iyileştirme için sürdürülebilirlik ilkesi doğrultusunda gerekli çalışmaları yapmak,

temel politikasıdır.

Uluslararasılaşma Politikası

“Anadolu’da bir dünya üniversitesi” olmak özülküsü ile yola çıkan Üniversitenin uluslararasılaşma politikası sürecinin temel hedefi; Üniversitenin ulusal ve uluslararası çerçevelerde akademik iş birliklerinin geliştirilmesi, yurt dışı yükseköğretim kurumlarıyla üniversiteler arası etkinliklerin gerçekleştirilmesi ve öğrenci-personel değişiminin desteklenmesi ve uluslararası akademik üniversite sıralamalarında saygın bir düzeye erişilmesidir. Bu doğrultuda Üniversitenin uluslararasılaşma politikası,

Üniversitenin uluslararası boyutta tanınırlığının, uluslararası düzeyde hareketliliğinin ve hareketlilik sayılarının arttırılmasını sağlayan,
Yurt dışı yükseköğretim kurumlarıyla yapılan iş birliği ve yaptığı tanıtım faaliyetlerini artıran,
Üniversitenin uluslararası değişim programlarından yararlanan akademisyen sayısı, üniversite bünyesinde eğitim alan yabancı uyruklu öğrenci sayısı, üniversitede çalışan yabancı uyruklu akademisyen sayısı ve uluslararası değişim programlarından yararlanan öğrenci sayısını takip eden,
Değişim programlarının hareketlilik sayılarını arttırmak amacıyla, öğrenci ve personele oryantasyon eğitimleri düzenleyerek etkin bir şekilde bilgilendiren ve programları daha duyulur/görünür bir hale getiren,
Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü öncülüğünde yürütülen ikili iş birliği protokolleri ve anlaşmalarıyla eğitim alan öğrenci, eğitim veren akademisyen ve idari personele uluslararası çerçevede nitelikli deneyim kazanma imkânı sunan,
Üniversitenin uluslararası alanda gerçekleştirilen çeşitli etkinlik ve organizasyonlarda yer almasını sağlayan ve bu etkinliklerde kullanılan tanıtım materyallerini (kitapçık, broşür vb.) güncelleyen,
Uluslararası kuruluşlara üyelik sayısını artıran ve mezunların uluslararası düzeyde tanınırlığını sağlayan,

bir uluslararasılaşma sistemi oluşturmak, uygulamak ve sürekliliğini sağlamaktır.

A.1.3. Kurumsal performans yönetimi

Stratejik plan hazırlık çalışmaları sırasında yapılan tüm analizler sonrası eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı süreçleri için ayrı ayrı olmak kaydıyla gerekli tespitler yapılmış ve ihtiyaçlar belirlenmiştir (2020-2024 Stratejik Planı, Tablo 21). Belirlenen tespit ve ihtiyaçlar doğrultusunda amaç, hedef ve performans göstergeleri hazırlanmıştır (2020-2024 Stratejik Planı, sayfa 69).

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin 2020-2024 dönemi Stratejik Planı’nda toplam 5 amaç, bu amaca ilişkin 16 hedef ve 53 performans göstergesi mevcuttur. Bu amaç, hedef ve performans göstergelerine ilişkin olarak, her bir performans göstergesi için hedef kartları hazırlanmıştır (2020-2024 Stratejik Planı, sayfa 69). 53 performans göstergesinden 9 tanesi anahtar/temel performans göstergesi olarak belirlenmiştir (2020-2024 Stratejik Planı, sayfa 4).

9 anahtar performans göstergesi aşağıda verilmektedir:

Performans Göstergesi (PG1.4.1) : İdari personel memnuniyet oranı
Performans Göstergesi (PG1.4.2) : Akademik personel memnuniyet oranı
Performans Göstergesi (PG2.1.2) : Akredite olmuş program sayısı
Performans Göstergesi (PG2.2.1) : Öğrenci memnuniyet oranı
Performans Göstergesi (PG3.1.2) : Üniversitenin URAP tarafından yapılan uluslararası sıralamadaki sırasını yükseltmek
Performans Göstergesi (PG3.2.2): Üniversite haricinde dış kaynaklar tarafından desteklenen bilimsel araştırma proje sayısı
Performans Göstergesi (PG3.2.4) : Başvurulan patent, faydalı model veya tasarım sayısı
Performans Göstergesi (PG4.2.2) : Üniversitede yabancı uyruklu öğrenci sayısı
Performans Göstergesi (PG5.1.3) : Dış paydaşlarla yapılan iş birliği anlaşmaları sayısı

Stratejik planda her bir faaliyet alanına ilişkin olarak (eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı) ürün ve hizmetler belirlenmiştir. Belirlenmiş olan ürün ve hizmetler paydaşlarla ilişkilendirilmiştir (2020-2024 Stratejik Planı, Tablo 7 ve Tablo 9).

2020 yılı başında, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin stratejik planının uygulanmasına yönelik faaliyetleri, bu faaliyetlerden sorumlu ve ilgili birimler ile bu faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini içerecek şekilde tüm birimlerin katılımıyla eylem planları hazırlanmasına karar verilmiştir. Tüm birimlerin stratejik plandaki amaç ve hedeflere ulaşmada katkısının olması amacıyla her birim en az bir hedefte sorumlu birim veya iş birliği yapılacak birim olarak belirlenmiştir ve hazırlanacak olan eylem planlarına tüm birimlerin aktif katılımı sağlanmıştır (2020-2024 Stratejik Planı, Tablo 23).

İç paydaş ve dış paydaş görüş, öneri ve beklentileri doğrultusunda; hedef ve performans göstergeleri şekillendirilmiştir (2020-2024 Stratejik Planı, sayfa 32). Stratejik planda belirlenen amaç, hedef ve performans göstergelerine ulaşma düzeyini izlemek ve değerlendirmek amacıyla her yıl ilk 6 aylık dönem için Stratejik Plan İzleme Raporu ve yıl sonu itibariyle de Stratejik Plan Değerlendirme Raporu hazırlanmaktadır. Bu raporların hazırlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Kurulu altı aylık dönemlerde izleme toplantıları, bir yıllık dönemlerde ise değerlendirme toplantıları yapmaktadır. Bu toplantıların sonucunda üst yönetici, stratejik plan döneminin kalan süresi için hedeflere nasıl ulaşılacağına ilişkin gerekli önlemleri ortaya koyarak ilgili birimleri görevlendirmektedir.

Ayrıca, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine uyumlu bir şekilde Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanmıştır. Eylem planında ön görülen eylemlere ilişkin izleme ve değerlendirmeler, yılda iki kez tüm birimlere gönderilen anket sonuçlarına göre hazırlanan iç kontrol sistemi değerlendirme raporları (1. Dönem Değerlendirme Raporu ve Yıl Sonu Değerlendirme Raporu) ile takip edilmektedir. Eylem planları her yılın ocak ayında revize edilerek PUKÖ döngüsü sağlanmaktadır.

İdari birimlerde PUKÖ döngüsü çerçevesinde; Kalite Faaliyet Planları, Süreç Performans İzleme Karneleri, Yönetim Gözden Geçirme Raporları ve Risk Değerlendirme İzleme Formları oluşturulmaktadır. Bu sayede birim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, uygulama sonuçlarının izlenmesi, risklere karşı önlemler alınması ve iyileştirmeye yönelik yeni faaliyetlerin belirlenmesi sağlanmaktadır. Ayrıca, Üniversitede periyodik olarak Üst Politika Belgeleri Analizi (2020-2024 Stratejik Planı, Tablo 6), Performans Programı ve Faaliyet Raporu hazırlanmaktadır.

A.2. İç Kalite Güvencesi

A.2.1. Kalite Komisyonu

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nde kalite güvence sistemi çalışmalarının düzenlenmesi ve yürütülmesi amacıyla 2015 yılında Kalite Komisyonu kurulmuştur. Kalite Komisyonu, üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerin değerlendirilmesi ve kalitesinin geliştirilmesi ile ilgili çalışmaları yürütmektedir. Kalite güvencesi çalışmaları 2021 yılına kadar Kalite Komisyonu ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (SGDB) tarafından yürütülmüş ve komisyonunun ofis ve personel destek hizmetleri SGDB tarafından sağlanmıştır. 2021 yılı itibariyle kalite yönetim sisteminde yeni bir yapılanmaya gidilerek “Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi” oluşturulmuş ve 28 Aralık 2020 tarihli 21 sayılı Senato Kararı ile yürürlüğe girmiştir. Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle 14.06.2017 tarihli ve 12 sayılı Senato Kararı ile kabul edilmiş olan “Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları” yürürlükten kaldırılmıştır.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi gereğince sürdürülebilir bir kalite yönetim sistemi oluşturmak, uygulamak ve tüm birimler arasında koordinasyonu sağlamak amacıyla Kalite Koordinatörlüğü kurulmuştur. Kalite Koordinatörlüğü, kalite koordinatörü, koordinatör yardımcıları ve uzman üyelerden oluşmaktadır. Yeni yönerge gereğince mevcut Kalite Komisyonu üyelerine Kalite Koordinatörü ve Yardımcıları dahil edilmiştir. Ayrıca, YÖKAK Kalite Elçisi eğitimini başarıyla tamamlayan Üniversitemiz Sağlık Bilimleri Fakültesi öğrencisi de Kalite Komisyonu Öğrenci Temsilcisi olarak belirlenmiş ve komisyona dahil edilmiştir.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi (EBYÜ-KYS) organizasyon yapısı Şekil 1’de gösterilmiştir. Üniversiteye bağlı birimlerde ölçme ve değerlendirme çalışmaları gerçekleştirmek ve yapılmakta olan çalışmaların niteliğini artırmak amacıyla Ölçme ve Değerlendirme Araştırma ve Uygulama Merkezi kurulmuştur. Ayrıca, Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme, Yönetim Sistemi, Uluslararasılaşma ve Toplumsal Katkı Komisyonları oluşturulmuştur. Mevcut Akredistasyon Komisyonu ise EBYÜ-KYS’nin bir parçası olarak organizasyon yapısına ve süreçlere dahil edilmiştir.

Üniversitedeki tüm akademik ve idari birimlerin kalite süreçlerine katılımını sağlamak amacıyla birim kalite komisyonları oluşturulmuştur. Bu komisyonlar Fakültelerde, Dekan ve Dekan Yardımcısı, Bölüm Başkanları, Fakülte Sekreteri, araştırma görevlisi temsilcisi ve öğrenci temsilcisinden; Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarında, Müdür ve Müdür Yardımcısı, Bölüm Başkanları, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu sekreteri ve öğrenci temsilcisinden; Enstitülerde ise Müdür ve Müdür Yardımcısı, komisyon oluşturulduğunda en fazla öğrencisi olan en az üç anabilim dalı başkanı ve öğrenci temsilcisinden oluşmaktadır. İdari birimlerdeki kalite komisyonları ise daire başkanı, şube müdürleri ve şeflerden oluşmaktadır.

Şekil 1. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi organizasyon yapısı.

A.2.2. İç kalite güvencesi mekanizmaları (PUKÖ çevrimleri, takvim, birimlerin yapısı)

Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al (PUKÖ) döngüsünü sağlayacak şekilde oluşturulan Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi (EBYÜ-KYS) bütünleşik iki döngüden oluşmaktadır (Şekil 2). Bu döngülerden ilki eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, yönetim, uluslararasılaşma ve toplumsal katkı süreçlerinin planlandığı, uygulandığı, hedeflerle uyumunun takip edildiği ve gerekli önlemlerin alındığı yıllık bir döngüdür. Bu süreçlerle ilgili gerçekleştirilen tüm iyileştirme faaliyetleri, raporlar, iç ve dış paydaş anketlerinin sonuçları ve geri bildirim raporları dikkate alınarak Kalite Koordinatörlüğü ve ilgili komisyonlar tarafından Kurum İç Değerlendirme Raporu hazırlanır. Kalite Komisyonu tarafından KİDR değerlendirilir. Bu değerlendirme yapılırken bir önceki yılda alınan iyileştirme önlemlerinin başarısı da gözlemlenir ve iyileştirme önerileri belirlenir. Bu değerlendirmeler ve KİDR’nin düzenlenmiş hali nihai değerlendirme için EBYÜ Senatosu ve Yönetim Kurulu’na sunulur. İlgili birimler nihai değerlendirme sonuçları ve önerileri çerçevesinde, iyileştirme tedbirlerini ve aksiyonlarını alırlar. İyileştirmeye yönelik tedbirlerin ve aksiyonların kontrolü ve koordinasyonu Birim Kalite Komisyonları tarafından sağlanır. Bu döngü her yıl tekrarlanmaktadır.

EBYÜ-KYS’nin ikinci döngüsü, dört yılda bir tekrarlanan stratejik hedeflerin, kurumsal politikaların ve kalite yönetim sisteminin bütünsel bir bakışla değerlendirildiği ve gerekli iyileştirmelerin yapıldığı büyük döngüdür. Bu döngüde, yıllık Kurum İç Değerlendirme Raporları’nın yanı sıra, dört yılda bir yapılacak dış paydaş anketleri geri bildirim raporları, akreditasyon kurumlarından gelen dış denetim raporları, EBYÜ’nün stratejik hedefleri ile gerçekleşen durum arasındaki farklılıklar, hedeflerin uygunluğu vb. unsurlar göz önüne alınarak, EBYÜ Kalite Koordinatörlüğü tarafından bir rapor hazırlanır. EBYÜ Danışma Kurulu bu raporu değerlendirir ve iyileştirme önerilerinde bulunur. EBYÜ Senatosu ve Danışma Kurulu önerileri ve dört yıllık raporlar doğrultusunda, stratejik hedefler ve kurumsal politikalar güncellenir. Çıktılar ve değerlendirmeler ışığında geri besleme süreci gerçekleştirilir; kalite iyileştirme önerileri doğrultusunda her birim ilgili tedbirleri/aksiyonları alır ve EBYÜ-KYS’nin tüm bileşenleri güncellenir.

Şekil 2. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi Döngüsü.

Stratejik planda belirlenen amaç, hedef ve performans göstergelerine ulaşma düzeyini izlemek ve değerlendirmek amacıyla PUKÖ döngüsü işletilmektedir. Bu amaçla, her yıl ilk 6 aylık dönem için Stratejik Plan İzleme Raporu ve yıl sonu itibariyle de Stratejik Plan Değerlendirme Raporu hazırlanmaktadır. Bu raporların hazırlanmasına müteakip Strateji Geliştirme Kurulu altı aylık dönemlerde izleme toplantıları, bir yıllık dönemlerde ise değerlendirme toplantıları yapmaktadır. Bu toplantıların sonucunda üst yönetici, stratejik plan döneminin kalan süresi için hedeflere nasıl ulaşılacağına ilişkin gerekli önlemleri ortaya koyarak ilgili birimleri görevlendirmektedir.

İdari birimlerdeki PUKÖ döngüsü; kalite faaliyet planları, süreç performans izleme karneleri, yönetim gözden geçirme toplantıları ve risk analizleri aracılığıyla sağlanmaktadır. Bu sayede birim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, uygulama sonuçlarının izlenmesi, risklere karşı önlemler alınması ve iyileştirmeye yönelik yeni faaliyetlerin belirlenmesi sağlanmaktadır. Eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı süreçlerindeki PUKÖ döngüsü ise EBYÜ Kalite Güvence Sistemi Uygulama Rehberi’nde tanımlandığı şekilde yürütülmektedir. Bu süreçlerdeki PUKÖ döngülerinin EBYÜ-KYS ile uyumlu olacak şekilde ilgili komisyonlar tarafından yıllık ve dört yıllık periyotlar için güncellenmesi planlanmaktadır.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi, 2015 yılında Rektörlüğe bağlı idari birimleri kapsayan “TSE EN ISO 9001-2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi” ve 2018 yılında ise belge yenileme tetkiki sonrası “TSE EN ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi” almıştır. Türk Standartları Enstitüsü tarafından Üniversitenin idari birimlerindeki kalite yönetim sistemine ilişkin olarak, 14/12/2020-18/12/2020 tarihleri arasında dış tetkik yapılmıştır . Değerlendirme sonrası TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin geçerliliğinin devamına karar verilmiştir. Akademik birimlerin de bu sisteme geçmesi ve böylece sistemin tüm birimlerde uygulanması hedeflenmektedir.

İç kalite güvencesi faaliyetlerinin planlama ve takibinin yapılması amacıyla EBYÜ Kalite Yönetim Takvimi (EBYÜ-KYT) oluşturulmuştur. Her bir faaliyet adı, sorumlusu, kaynağı, takip göstergesi ve termini takvimde tanımlanmıştır. Ayrıca, her bir faaliyetin stratejik plandaki hedeflerden hangileriyle eşleştiği belirtilmiştir. Tanımlı faaliyetlere ek olarak iyileştirme kararları ve değerlendirmelere göre kalite yönetim takvimi sürekli olarak güncellenmektedir. Kalite yönetim takviminin Üniversitedeki tüm süreçlerle entegrasyonu ve kapsamının genişletilmesi çalışmaları Kalite Koordinatörlüğü tarafından yürütülmektedir.

A.2.3. Liderlik ve kalite güvencesi kültürü

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektörlüğü, Üniversitenin üst yönetimi olarak, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli olarak artırılmasını sağlamak için gereken tüm faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütüleceğini taahhüt etmekte ve ilgili süreçlere liderlik etmektedir.

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü ilgili Rektör Yardımcısının liderliğinde haftalık rutin toplantılarını gerçekleştirmektedir. Toplantılarda kalite yönetim takvimindeki süreçlerle ilgili değerlendirmeler yapılmakta; haftalık gündem, yapılanlar ve yapılacaklar görüşülmektedir. KİDR hazırlama sürecinde ise Kalite Koordinatörlüğü tarafından organize edilen ve tüm ilgili komisyon üyelerinin katıldığı iki haftada bir tekrarlanan toplantılar gerçekleştirilmektedir. Toplantılarda genel olarak mevcut durum değerlendirilmekte, süreçle ilgili bilgilendirmeler yapılmakta ve katılımcılık ilkesiyle kararlar alınmaktadır.

Kalite güvencesi kültürünü geliştirmenin önemli bir parçası olan akreditasyon çalışmaları ise Akreditasyon Komisyonu tarafından yürütülmektedir. Akreditasyon Komisyonu, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi lisans eğitim programlarına özgü akreditasyon çalışmalarını başlatma, bölümleri akreditasyon sürecine hazırlama ve programların akredite olmalarına katkıda bulunmak amacıyla çalışmalar yürütmektedir. Bu doğrultuda, eğitim programlarına özgü akreditasyonun önemi konusunda farkındalık oluşturmak, birimlerde tutum ve davranış geliştirmek ve eğitim programlarına rol model olacak programlarla akreditasyon başvurusu için çalışmalara hız kazandırmak akreditasyon komisyonunun temel hedefleri arasında yer almaktadır. Komisyon tarafından bu hedeflere ve toplumsal hizmete yönelik pek çok toplantı ve etkinlik düzenlenmiş ve planlanmıştır. Akreditasyon başvurusu için çalışmalarını sürdüren fakülteler ve programları ise aşağıdaki gibidir:

Eğitim Fakültesi
Sınıf Eğitimi Anabilim Dalı
Sosyal Bilgiler Eğitimi Anabilim Dalı
Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Anabilim Dalı
Sağlık Bilimleri Fakültesi
Hemşirelik Bölümü
Mühendislik Fakültesi
Bilgisayar Mühendisliği Bölümü
Eczacılık Fakültesi

A.3. Paydaş Katılımı

A.3.1. İç ve dış paydaşların kalite güvencesi, eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, yönetim ve uluslararasılaşma süreçlerine katılımı

İç ve dış paydaşların karar alma, yönetişim ve iyileştirme süreçlerine katılım mekanizmaları EBYÜ Kalite Yönetim Sistemi Döngüsü’nde tanımlanmış ve yapılandırılmıştır. İç ve dış paydaş görüşlerinin alınması süreci genellikle anketler, toplantılar ve çalıştaylar aracılığıyla sağlanmaktadır.

Kalite Komisyonu üniversitedeki farklı birimlerin temsiliyetini ve uzman akademisyenlerin katılımını sağlayacak şekilde oluşturulmuştur. Yükseköğretimde kalite güvencesi çalışmalarının en önemli paydaşı olan öğrencilerin temsiliyetinin ve görüşlerinin alınmasını sağlanmak amacıyla, Kalite Komisyonu öğrenci temsilcisi seçimine de özellikle önem verilmektedir. Bu amaçla, ağırlıklı genel not ortalaması 2.75’in üstünde olan ve kalite güvencesi çalışmalarına ilgi duyan bir öğrencimiz Kalite Komisyonu’nda yer almaktadır. Böylece, tüm paydaşların kalite süreçlerine ve iyileştirme çalışmalarına katılımı sağlanmaktadır.

İç paydaşların (öğrenci, akademik ve idari personel) görüşlerinin alınması amacıyla 2020-2021 eğitim-öğretim yılı için memnuniyet anketleri uygulanmıştır. Öncelikle, 2019 yılında uygulanan memnuniyet anketleri Kalite Koordinatörlüğü birimi tarafından incelenmiş ve revizyon çalışması yapılmıştır. Bu kapsamda, ölçümün daha nitelikli yapılması amacıyla bazı sorulardaki ifadeler revize edilmiş ve yeni sorular eklenmiştir. Ayrıca, anketteki sorular dışında iç paydaşların görüş, öneri ve şikayetlerini iletebilmeleri amacıyla anket sonuna açık uçlu bir soru da eklenmiştir.

Anket sonuçlarını sadece genel memnuniyeti ölçen bir yapıdan çıkarmak amacıyla ankete yaş, cinsiyet, birim/bölüm gibi kategoriler eklenmiştir. Anket revizyon çalışması tamamlandıktan sonra memnuniyet anketleri Üniversite internet sayfası, portallar, resmi yazı ve e-posta yoluyla iç paydaşlara duyurulmuştur. İki haftalık anket yayınlama süreci tamamlandıktan sonra anket sonuçları Kalite Koordinatörlüğü birimi tarafından istatistiksel olarak analiz edilmiş, özet raporlar ve soru bazlı değerlendirme raporları hazırlanmış ve Kalite Koordinatörlüğü internet sayfasında yayınlanmıştır. Anket sonuçlarının birimlere göre detaylı analizi ve raporlanması süreci ise devam etmektedir. Hazırlanacak raporlar üst yönetimin bilgi ve onayına sunulduktan sonra ilgili Rektör Yardımcısının katılımıyla Kalite Koordinatörlüğü tarafından tüm birimlere ziyaretler planlanacak ve anket sonuçlarına göre alınması gereken tedbirler ve aksiyonlar görüşülecektir. Daha sonra alınacak geri bildirimlerden yola çıkılarak yapılacak iyileştirme, geliştirme ve/veya düzeltme faaliyetlerine yönelik çalışmalar ilgili birimlerce gerçekleştirilecektir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından her birim için anketlerin güncellenmesi, geliştirilmesi, tekrarlı şekilde yapılması ve ilerleme/gelişmelerin takip edilebilmesi için dört senede bir kümülatif değerlendirme yapılması planlanmaktadır.

Eğitim ve öğretim faaliyetlerini iyileştirmek amacıyla öğretim sürecinin değerlendirilmesine yönelik ders değerlendirme anketleri düzenli olarak yapılmakta, derslerle ilgili görüş ve öneriler toplanmaktadır. Ayrıca, uzaktan eğitim sürecinde gerçekleştirilen öğretim faaliyetleri ile ilgili öğrencilerin görüşlerini almak amacıyla Öğretim Süreci Değerlendirme Anketi uygulanmıştır. Bu anket sonuçları doğrultusunda EBYÜ Uzaktan Eğitim Süreci Uygulama Esasları’nda düzenlemeler yapılmıştır.

Öğrencilerin karar alma mekanizmalarına katılımını sağlamak üzere Senato Kararı ile bir öğrenci temsilcisi senato üyesi olarak seçilmiş ve toplantılara katılımı sağlanmıştır. Ayrıca, öğrencilerin geri bildirimlerinin alınması ve sorunlarının daha hızlı çözülmesi amacıyla geri bildirim mekanizmalarının iyileştirilmesi kapsamında 2020 yılı sonunda Rektörlük İletişim Merkezi (RİMER) kurulmuştur. RİMER gerek aktif bir sistem olması gerekse ulaşılabilirliğin daha etkin olması sebebiyle kullanılmaktadır. Şikayet, öneri veya değerlendirmeler ilgili birime ulaştırılmakta, en geç 7 gün içerisinde cevaplanmakta ve bu sayede hızlı bir iletişim kurularak çözüm sağlanabilmektedir. 2021 Ocak-Nisan ayları arasında toplam 116 şikayet/öneri bildirilmiş ve tamamı en geç 7 gün içerisinde cevaplanmıştır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), EBYÜ içerisindeki tüm evrakların elektronik ortamda kayıt altına alınması, birimler arasında gönderiminin sağlanması, güvenli elektronik imza ile imzalanması imkanlarını sağlamaktadır. Tüm evraklar elektronik ortam üzerinden işlenmekte olup iç paydaşlarla (akademik ve idari personel) paylaşılmaktadır.

Dış paydaşların karar alma süreçlerine aktif katılımını sağlamak ve iş birliğini artırmak amacıyla 2020-2024 Stratejik Planı’nda aşağıdaki amaç, hedef ve performans göstergeleri tanımlanmıştır:

AMAÇ 5 (A5) : Toplumsal sorumluluğa sahip bir kurum oluşturmak.
Hedef 1 (H5.1) : Üniversitenin şehir ve toplumsal gelişimine katkıda bulunulması.
Performans Göstergesi (PG5.1.1) : Sosyal sorumluluk proje sayısı.
Performans Göstergesi (PG5.1.2) : Mesleki eğitime yönelik verilen sertifika sayısı.
Performans Göstergesi (PG5.1.3) : Dış paydaşlarla yapılan işbirliği anlaşmaları sayısı.
Performans Göstergesi (PG5.1.4) : Dış paydaşlarla yapılan etkinlik sayısı.
Hedef 2 (H5.2) : Toplumun kalkınmasına yönelik bilimsel çalışmaların artırılması.
Performans Göstergesi (PG5.2.1): Endüstri ile yürütülen ortak proje sayısı.
Performans Göstergesi (PG5.2.2): Dış paydaşlarla birlikte yapılan proje sayısı.

Stratejik plandaki dış paydaşlara ilişkin her bir hedef için sorumlu birim, iş birliği yapılacak birimler, hedeflere ilişkin riskler ve stratejiler, tahmini maliyetler, tespitler ve ihtiyaçlar tanımlanmıştır. COVID-19 pandemisi nedeniyle dış paydaşlarla etkileşim istenilen seviyede gerçekleştirilememiştir.

Üniversitemiz mezunlarıyla daha etkin bir iletişim kurmak amacıyla yeni bir “Mezun Bilgi Sistemi” hizmete sunulmuştur. Üniversitemizden mezun olan tüm öğrencilerimizin kayıt olabilecekleri mezun bilgi sistemi ile kişisel ve mesleki bilgilerin tek bir havuzda toplanması ve etkili bir kariyer planlamasının yapılması hedeflenmektedir. Ayrıca, mezun görüşlerinin karar alma süreçlerine yansıtılması, mezunların çalışma yaşamı ve kariyer gelişiminin takip edilmesi, mezunlar arasındaki ilişkilerin daha etkin kılınması ve üniversite bünyesindeki etkinlik ve projelerin mezunlarımıza ulaştırılması amaçlanmaktadır.

2020-2021 bahar döneminde, kalite kültürünün yaygınlaştırılması, kalite süreçlerinin içselleştirilmesi ve öğrencilerin kalite güvence çalışmalarına katılımlarının artırılması amacıyla Sağlık Bilimleri Fakültesi tarafından “Yükseköğretimde Kalite Güvence Sistemi ve Öğrenci Katılımı” konulu konferans yapılmıştır. Çevrim içi olarak yapılan ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Akademik Uzmanı ve Öğrenci Komisyonu Akademik Koordinatörü Dr. Öğr. Üyesi Gonca Uludağ ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Öğrenci Üyesi ve Öğrenci Komisyonu Başkanı Mehmet Bora’nın konuşmacı olarak yer aldığı konferansa Üniversitemiz Rektör Yardımcısı (Kalite Koordinatörü) Prof. Dr. A. Ercan Ekinci, Sağlık Bilimleri Fakültesi Dekanı Prof. Dr. Nadiye Özer, Sağlık Bilimleri Fakültesi öğretim elemanları, Kalite Koordinatörlüğü üyeleri ve iki yüzün üzerinde öğrenci katılmıştır.

Kurum bünyesinde kalite bilincinin ve kültürünün yaygınlaştırılması amacıyla tüm paydaşlara eğitim ve seminer programları düzenlenecektir. Öğrenci, akademik ve idari personel için kalite yönetim sistemi eğitimleri, pandemi koşullarının imkan vermesi durumunda 2021-2022 Eğitim-Öğretim yılı güz döneminde yüz yüze olarak verilecektir. Aksi durumda, eğitimler çevrim içi olarak gerçekleştirilecektir. Ayrıca yapılan kalite çalışmalarına ve sistem iyileştirmelerine ait genel bilgilendirmelerin periyodik olarak tüm Üniversite bünyesine verilebilmesi ve aynı zamanda paydaşların iyileştirme süreçlerine daha aktif olarak katılabilmeleri için bilgilendirme toplantıları da gerçekleştirilecektir. Toplantılar sonrasında tüm akademik birimlerden Birim Öz Değerlendirme Raporları’nın hazırlanması istenecektir.