YÖNETİM SİSTEMİ
E.1. Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi, ISO 9001:2015 Standart şartları referans alınarak uygulamaya geçirilen Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi (KYS); müşteri memnuniyeti ve uygulanabilir mevzuat şartlarını karşılayan ürün ve hizmetleri düzenli olarak sağlamak, ürün ve hizmetlerin müşteri ve yürürlükteki mevzuat şartlarına uygunluk güvencesi için görev yetki ve sorumlulukları belirtmek, gerekli prosesler dahil süreçlerin; tanımlanması, planlanması, uygulanması, kontrolü ve düzeltici faaliyetler ile sistemin sürekli iyileştirmesi suretiyle müşteri memnuniyetini artırmak amacıyla kalite yönetim sistemini uygulamaya koymuştur. Bu kapsamında EBYÜ Kalite El Kitabı hazırlanmıştır.
KYS kapsamında 2020 yılı içerisinde tüm idari birimler; kalite faaliyet planları hazırlamış, süreç performans izleme karnelerini aylık düzenleyerek performans değerlendirmelerini yapmıştır. Risk analizleri yeniden gözden geçirilerek gerek duyulan güncellemeler yapılmıştır. Bu sayede birim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, uygulama sonuçlarının izlenmesi, risklere karşı önlemler alınması ve iyileştirmeye yönelik yeni faaliyet belirlemeleri sağlanmıştır. Bu süreçte, tüm idari birimler misyon ve vizyonlarını, organizasyon şemalarını, prosedürlerini ve iş akış süreçlerini oluşturmuş ve her bir eğitim-öğretim dönemi sonunda birim yönetim gözden geçirme raporlarını hazırlamışlardır.
Yönetim ve idari birimlerin yapısına ilişkin olarak güncel kanıtlar ekte olup, 2019 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu’nda belirtilen hususlarda ve kanıtlarda herhangi bir değişiklik bulunmamaktadır.
E.2. Kaynakların Yönetimi
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi 2020-2024 Stratejik Planı’nın Amaç-1 “Kurumsallaşmayı Sağlayarak Şeffaf ve Sürdürülebilir Bir Kurum Kültürü Oluşturmak”, Hedef-4 “Çalışanların Memnuniyetinin Artırılması ve Personelin Niteliklerinin İyileştirilmesi” kapsamında, KPHYS (Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi) – MYS (Mali Yönetim Sistemi) Eğitimi ile Aday Memurlar için temel ve hazırlayıcı eğitim programı düzenlenmiştir.
Kaynakların yönetimine ilişkin olarak güncel kanıtlar ekte olup, 2019 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu’nda belirtilen hususlarda ve kanıtlarda herhangi bir değişiklik bulunmamaktadır.
E.3. Bilgi Yönetim Sistemi
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi tarafından 2019 yılında alımı yapılan ve kullanılmaya başlanan öğrenci işleri otomasyonu, personel özlük işleri otomasyonu ve ek ders otomasyonu yazılımlarının entegrasyon işlemleri tamamlanarak bilgi edinme ve analiz işlemleri tek çatı altından yürütülmektedir.
Bilgi güvenliği açısından alımı gerçekleştirilen ISO 27001 belgesinin 2020 yılında belge yenileme işlemleri tamamlanmıştır. Bu kapsamda Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Siber Olaylara Müdahale Ekibi (SOME) kurulmuş; sertifikalı SOME eğitimleri alınmıştır. Her yıl Üniversitenin sistem güvenliği için penetrasyon (sızma) testi yaptırılmaktadır. Test sonucu sunulan raporlar doğrultusunda sistem güvenliği için alınması gereken tüm yazılım ve donanım tedbirleri hayata geçirilmektedir.
2020 yılında yeni alınan EBYS sistemi ile KEP entegrasyonu sağlanarak E-Mühür İşlemleri de KEP Yetkili kullanıcısı birim tarafından sağlanmıştır. Kalite kapsamında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kullanılan EBYS bilgi formları EBYS’ye entegre edilmiştir. Diğer birimler tarafından kullanılan personel formları da ihtiyaç duyulduğunda EBYS ye entegre edilerek kullanıcıların hizmetine sunulmaktadır.
Mevcut öğrenci bilgi sistemimizin yetersizliği, öğrencilerimize sunmuş olduğumuz hizmetlerin kalitesinin artırılması ve yeni hizmetlerin devreye alınması hedefi ile öğrenci bilgi sistemimiz 2020 yılı Mart ayında yenilenmiş olup, aşağıda belirtilen hizmetler/sistemler ilk kez öğrencilerimizin kullanımına sunulmuştur.
- Tıp Fakültesi Modülü,
- Anket Değerlendirme Modülü
- Yaz Okulu Online Başvuru Modülü
- Tez/Seminer Başvuru İşlemleri Modülü
- Danışman Başvuru İşlemleri Modülü
- Güzel Sanatlar Fakültesi Özel Yetenek Sınavı Başvuru/Başvuru Değerlendirme Modülü
- Çift Anadal/Yandal Başvuru/Başvuru Değerlendirme Modülü
- Besyo Özel Yetenek Sınavı Başvuru/Başvuru Değerlendirme İşlemleri Modülü
- Yatay Geçiş Başvuru/Başvuru Değerlendirme İşlemleri Modülü
- Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuru/Başvuru Değerlendirme İşlemleri Modülü
- Mobil Uygulama
- Mezun Öğrenci Online İlişik Kesme Modülü
- Öğrenci Bilgi Sistemi ile EBYS Entegrasyonu (Öğrencilerimizin online belge taleplerinin karşılanması)
Yukarıda belirtilen online çalışmalara ilave olarak uygulamada birliğin sağlanması, öğrencilerimizle kurmuş olduğumuz iletişim ağının daha da iyileştirmesi amacıyla Üniversitemiz Yanlızbağ Yerleşkesi içerisinde yer alan Akademik Birimlerimizin öğrenci işleri birimleri kapatılmış belirtilen birimlerin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde toplanması kararı alınmıştır. Bu kapsamda Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımız Üniversitemiz Yanlızbağ Yerleşkesi içerisinde yer alan yeni fiziki alana taşınmış ve mevcut idari birimlere ilave olarak aşağıda belirtilen birimler teşkilat yapısına eklenmiştir.
- Akademik Birim Temsilciliği
- Çağrı Merkezi (Alo Öğrenci 0 850 811 33 22)
- Merkezi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Arşivi
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Bilişim Politikaları Yönergesi kapsamında Üniversitenin ihtiyaç duyduğu bilginin üretilmesi, saklanması, korunması ve paylaşımı sürecinde bilgisayar ağı, internet alt yapısı ve tüm bilişim kaynaklarını Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi akademik ve idari personelleri ve öğrencileri ile kendilerine herhangi bir nedenle geçici ve/veya kısıtlı olarak bilişim kaynaklarımızı kullanma yetkisi verilen paydaş ve ziyaretçilerimizin hizmetine sunmak amaçlanmıştır.
2018 Yılı Kurumsal Geri Bildirim Raporu’nda geliştirmeye açık yön olarak tespit edilen Bütünleşik Bilgi Yönetim Sisteminin Kurumda bulunmaması hususu güncelliğini korumaktadır. Ancak, Bütünleşik Bilgi Yönetim Sistemi’ne ilişkin olarak, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi 2020-2024 Stratejik Planı; Amaç 1, Hedef 2, P.G 1.2.5 kapsamında 2020 yılında Yönetim Bilgi Sistemine geçiş çalışmalarına başlanmıştır. 2020-2024 Stratejik Planı dönem sonuna kadar Yönetim Bilişim Sistemi’nde aktif kullanılan modül sayısının beş olması öngörülmektedir.
E.4. Destek Hizmetleri
Kurum dışından tedarik edilen hizmetlerin tedarik süreci, uygunluk ve kalite kriterleri ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve PR-007-Satınalma Prosedürü çerçevesinde yürütülmektedir. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimine ilişkin kurumsal politikası:
‘‘Dışarıdan tedarik edilen ürün ve hizmetlerin birincil ve ikincil mevzuat şartlarını karşılama yeteneğinin gözden geçirilmesi, yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım ve onarım işlerini yerine getiren tedarikçilerin; fiyat, ürün/hizmet kalitesi ve zamanında mal teslimi/hizmetin yerine getirilmesi kriterlerine göre değerlendirilmesi, tedarikçilere ait mülkiyete özen gösterilmesi, teslimat sonrası servis hizmetleri, garanti şartları gibi sözleşme hükümlerinin uygulanması’’ olarak tanımlanmıştır.
E.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik
Üniversite internet sayfası doğru, güncel, ilgili ve kolayca erişilebilir bilgiyi vermektedir ve bunun sağlanması için gerekli mekanizma mevcuttur. Kamuoyunu bilgilendirme ve iletişim süreçlerinin sistematik olarak doğru, güncel ve standart olmasının sağlanması amacıyla 15.02.2021 tarihli Senato Kararı ile “Halkla İlişkiler ve Basın”, “Rektörlük İletişim” ve “Dijital Medya ve Dokümantasyon” birimlerinden oluşan Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü kurulmuştur. Yönergesi doğrultusunda çalışmalarını yürüten Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nün amacı, Üniversitenin paydaşlarıyla olan ilişkisini yönetmek, Üniversitenin iletişim hedeflerini belirlemek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu süreci yönetmek, Üniversitenin görsel tasarım, kurumsal iletişim ve örgütsel davranış üçlüsünden oluşan kurumsal kimliği ile saygınlığının ulusal ve uluslararası alanlarda sürdürülmesi için faaliyet göstermektir.
Kurumun hesap verme süreçleri 2019 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu’nda açıklandığı şekilde yürütülmekte olup belirtilen hususlarda herhangi bir değişiklik bulunmamaktadır. Güncel kanıtlar; prosedürler, prosesler, 2020-2024 Stratejik Planı 2020 yılı izleme ve değerlendirme raporları, yeniden gözden geçirme raporları, kalite faaliyet planları ve süreç performans izleme karnelerinden oluşmaktadır.
