KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ
İlerleyen teknoloji sayesinde dünyanın küçük bir köy haline gelmesiyle birlikte dünyanın bir ucunda yaşanan bir olay diğer ucundaki bir bölgeyi anında etkileyebilmektedir. Bu durum bir takım fırsatlar yaratırken diğer yandan da tehditleri de beraberinde getirmektedir. Küreselleşme ve bilginin en önemli sermaye olduğunun anlaşılması ile birlikte, kurumlar geleneksel amaç, yapı ve işleyiş tarzlarını yeniden tanımlamak ve çevresel şartlara uyum zorunluluğuyla karşı karşıya kalmıştır. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi dünyada yaşanan gelişmeleri yakından takip edebilmek ve bu gelişmelere uyum sağlayabilmek için Kalite Güvencesi Sistemini oluşturmuştur. Kalite güvencesi, bir ürün ya da hizmetin müşteri ihtiyaçlarını tam ve doğru olarak karşılamasını sağlamak için, tüm işletme fonksiyonlarının aynı amaç doğrultusunda bir araya getirilmesidir.
Kalite güvencesinin sağlanması için tüm müşteri gereklilikleri öncelikli bilinmelidir. İşletmeler müşterileri ile çok sıkı bir işbirliği içinde olmalıdırlar. Bu durum herhangi bir Kalite Güvence programının olmazsa olmaz koşuludur. Herhangi bir çalışma başlamadan önce müşteriden yeterli bilgi toplanmalı, bütün çalışmalar planlanmalı ve gerekli talimatlar detaylı bir şekilde hazırlanmalıdır. Kalite güvencesi bir işletmenin bütün fonksiyonlarının toplam olarak bütünleştirilmesini ve kontrolünü gerektirir. Üniversitelerde kalite yönetimi felsefesi değerlendirildiğinde, aynen diğer kurumlar gibi iç ve dış müşteri kavramları söz konusu olup, iç müşteriler olarak; üniversite yönetim yapısı içerisinde birbirleriyle hizmet alışverişi içerisinde bulunan insan kaynakları ya da bölümler olarak gösterilebilecekken, üniversitelerde dış müşteri kavramı içerisinde; öğrenciler, veliler, işverenler, sivil toplum kuruluşları, diğer dış paydaşlar ve tüm ülke şeklinde bir değerlendirme yapılabilir ve bu doğrultuda üniversitelerde kalite yönetiminin nihai amacının, iç ve dış müşterilerin gereksinimlerini tatmin etmek olduğu söylenebilir.
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi, belirlediği stratejileri gerçekleştirebilmek amacıyla kalite güvence süreçleri belirlemek, uygulamak, çıktıları kontrol etmek ve gerekli iyileştirmeleri yaparak yeniden organize etmek çabası içinde olmuştur. Bahsi geçen süreçler, hâlihazırda Eğitim, Araştırma-Geliştirme ve Yönetim Yapısı gibi tüm faaliyet kollarını ayrı ayrı gözeten, fakat bir taraftan da tümünü kapsayan bir anlayışla yürütülmektedir. Ayrıca eğitim alanında bölüm müfredatları ve diğer tüm eğitim öğretim bileşenlerini çeşitli yöntemlerle kontrol etmektedir. Ulusal ve uluslararası düzeydeki bilimsel gelişmelere uygun olarak hem teorik hem uygulamalı düzeyde takip edebilen, kavrayabilen, öngörebilen, gelişime yön verebilen ve çözüm odaklı mezunlar yetiştirebilmek amacı gözetilmektedir. Bu amaç doğrultusunda bir yandan saygın ulusal ve uluslararası üniversitelerin bölüm müfredatları, eğitim öğretim metotları ve yönelimleri incelenmekte diğer yandan bölge ve ülke ihtiyaçları gözetilmektedir.
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi’nin 2015-2019 stratejik planlama süreci, 4 Aralık 2012 tarihinde Stratejik Plan Hazırlama Genel Komisyonunun kurulması ile başlamıştır. Üniversitemiz bünyesindeki enstitü, fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve idari birimlerin personel temsilcilerinden oluşan 16 kişilik komisyon, üniversitenin stratejik planını hazırlamak üzere belirlenen süreç kapsamında çalışmaya başlamıştır.
Stratejik plan hazırlama komisyonu; üniversitenin akademik birimlerinin üst yöneticilerinin, planın çerçevesi, amacı ve işbirliğine ilişkin “farkındalığını” artırmak ve planın hazırlık sürecine katkılar sağlamak üzere, ilgili Rektör Yardımcısı başkanlığında, fakülte dekanları, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokulu müdürlerinin katılımı ile çeşitli zamanlarda tekrarlanan bilgilendirme toplantıları yapmış ve aynı zamanda çalışmalar üniversitenin internet sayfası üzerinden duyurulmuştur. Stratejik plan hazırlama çalışmalarının mümkün olan en kısa sürede tamamlanması için oluşturulan komisyonların birbirleri ile koordineli bir şekilde eşzamanlı olarak çalışmasının sağlanmasına büyük önem verilmiştir. Bu bağlamda özgörev, özülkü ve değerlerin belirlenmesi çalışmasına paralel olarak üniversitenin stratejik amaçlarının belirlenmesi amaçlı alt komisyon çalışmaları yürütülmüştür. Bu alt komisyonlar ortak toplantılar aracılığı ile üniversitenin stratejik amaçlarını, üniversitemizin özgörev ve özülküsünü kapsayacak biçimde, bir taslak olarak hazırlanması sağlamıştır. Üniversitenin özgörev, özülkü ve değerlerinin belirlendiği süreçte olduğu gibi, üniversitenin stratejik plan amaçları da Stratejik Plan Hazırlama Genel Komisyonuna sunulmuş, onun tarafından onaylandıktan sonra üniversitenin web sayfası üzerinden geniş kesimlerin görüşlerine açılmıştır. Stratejik plan hazırlama sürecinin bir sonraki aşamasında, öncelikle stratejik amaçları belirlemek üzere tüm akademik ve idari birimlerin beşeri ve fiziki kaynaklarını saptayacak nitelikte bir derleme formları oluşturulmuştur. Oluşturulan bu bilgi derleme formları, akademik ve idari birimlere, bu formların gerek üniversitenin bütünün gerekse her birimin stratejik planın hazırlanmasında temel kaynak olacağını tanımlayan bir hazırlama kılavuzu eşliğinde gönderilerek fiziki ve beşeri kaynaklarla ilgili veriler toplanmıştır. Daha sonra elde edilen bu verilerle, üniversitenin sahip olduğu tüm fiziki ve beşeri kaynaklarla ilgili kapsamlı bir döküm oluşturulmuştur. Bu döküm FÜTZ (Fırsat-Üstünlük-Tehdit-Zayıflık /SWOT) analizi ve memnuniyet anketleri ile Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi nin Stratejik Planının temel kaynaklarını oluşturmuştur. Birimlerden elde edilen bu veriler doğrultusunda Üniversitenin stratejik hedefleri tespit edilmiş ve stratejik plan taslağı oluşturularak, görüş ve onayları alınmak üzere Rektörlük makamına sunulmuştur. Daha sonra gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra Üniversite Senatosunca onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.
Üniversitemizin kurumsal performansının ölçülmesi de her yıl düzenlenen anketler, yıllık Faaliyet Raporları ve Performans Programı raporlarıyla ölçülmekte, değerlendirilmekte ve sürekli iyileştirilmeye çalışılmaktadır. Bu kapsamda Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları hazırlanarak, üniversitenin performans göstergelerini değerlendiren bir ölçme-değerlendirme birimi kurulmuştur. Kalite Güvence Sisteminin bir parçası olarak öğretim elemanlarının, birim ve komisyonların görev tanımları belirlenmiş olup Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme ve İdari alanlarda iş akış şemaları oluşturulmuştur. Kalite Güvence Sistemi ile ilgili olarak akademik ve idari personele eğitimler verilmektedir. Üniversitemizin kullandığı akademik veri sistemi (http://aves.erzincan.edu.tr), proje süreçleri yönetim sistemi (http://apsis.erzincan.edu.tr) ve öğrenci otomasyon sisteminin (UNİPA) oluşturulan Kalite Güvence Sistemi ile yönetilmektedir. Ayrıca iç ve dış paydaşların Kalite Yönetim süreçlerine katılımının sağlanması için, iç kontrol sistemi eğitimleri ile birlikte tüm akademik ve idari personelin kalite yönetim sürecine ilişkin bilgilendirilmesi ve katılımının sağlanması amacıyla toplantılar ve seminerler düzenlenmektedir. Bu kapsamda, Şekil 1’de verilen Kalite Güvence Sistemi Döngüsü kullanılmaktadır.
Şekil 1. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kalite Güvence Döngüsü
Stratejik Planla uyumlu olarak belirlenen performans göstergeleri ölçme-değerlendirme birimi tarafından bir rapor halinde üniversite kalite komisyonuna iletilir. Üniversite kalite komisyonu, verilen raporu değerlendirerek önerileri ile birlikte üniversite senatosuna iletir.
