6. YÖNETİM SİSTEMİ

 

6.1. Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı

 

Erzincan Üniversitesinin bir devlet üniversitesi olması nedeniyle; teşkilat yapısı, işleyişi, çalışanlarının ve birimlerinin yetki ve sorumlulukları, yasal düzenlemelerle belirlenmektedir. Erzincan Üniversitesi bu yapısından dolayı 18.02.1982 tarih ve 17609 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği’ne uygun olarak yapılanmasını tamamlamıştır.

 

Üniversitemizin idari yapılanmasında ve işleyişinde ise 124 sayılı “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” esas alınmıştır. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 26. Maddesinde Üniversite İdari Teşkilatı düzenlenmiştir. Buna göre Erzincan Üniversitesi İdari Teşkilatı aşağıdaki birimlerden oluşur:

 

  • Genel Sekreterlik,
  • Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı,
  • Personel Daire Başkanlığı,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, 
  • Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı,
  • Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı,
  • Bilgi İşlem Daire Başkanlığı,
  • Hukuk Müşavirliği,
  • İdari ve Mali İşler (Destek Hizmetleri) Daire Başkanlığı ve
  • (5436 Sayılı Kanunun 15. Maddesine istinaden) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı.

 

Genel Sekreterlik, bir Genel Sekreter ile en çok iki Genel Sekreter Yardımcısından ve bağlı birimlerden oluşur. Genel Sekreter, üniversite idari teşkilatının başıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur. Genel Sekreter, üniversite idari teşkilatının başı olarak yapacağı görevler dışında, kendisi ve kendisine bağlı birimler aracılığı ile aşağıdaki görevleri yerine getirir.

 

  • Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak,
  • Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
  • Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını üniversiteye bağlı birimlere iletmek,
  • Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında rektöre öneride bulunmak,
  • Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak,
  • Rektörlüğün yazışmalarını yürütmek,
  • Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek,
  • Rektör tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.

           

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Üniversite bina ve tesislerinin projelerini yapmak, ihale dosyalarını hazırlamak, yapı ve onarımla ilgili ihaleleri yürütmek, inşaatları kontrol etmek ve teslim almak, bakım ve onarım işlerini yapmak,
  • Kalorifer, kazan dairesi, soğuk oda, jeneratör, havalandırma sistemleri ile telefon santrali, çevre düzenleme ve araç işletme, asansör bakım ve onarımı ile benzer işleri yürütmek.

 

Personel Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak,
  • Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak,
  • İdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimi programlarını düzenlemek ve uygulamak,
  • Verilecek benzeri görevleri yapmak.

 

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak,
  • Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek,
  • Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek.

 

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Öğrencilerin ve personelin, sağlık işleri ve tedavileri ile ilgili hizmetleri yürütmek,
  • Öğrencilerin ve personelin barınma, yemek ve benzeri ihtiyaçlarını karşılamak,
  • Öğrencilerin ve personelin, spor, kültürel ve sosyal ihtiyaçlarını karşılayacak faaliyetleri düzenlemek.

 

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Üniversite kütüphanelerinin gerekli her türlü hizmetlerini karşılamak,
  • Baskı, film, videobant, mikrofilm gibi kayıt katalogları ve hizmete sunma işlemleri ile bibliyografik tarama çalışmalarını yapmak,
  • Verilecek benzeri diğer görevleri yerine getirmek.

 

Bilgi İşlem Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Üniversitedeki bilgi işlem sistemini işletmek; eğitim, öğretim ve araştırmalara destek olmak,
  • Üniversitenin ihtiyaç duyacağı diğer bilgi işlem hizmetlerini yerine getirmek.

 

Hukuk Müşavirliğinin görevleri şunlardır:

 

  • Üniversitenin öğrencileri, diğer kişi ve kurumlarla olan anlaşmazlık ve uyuşmazlıklarında adli ve idari mercilerde üniversitenin haklarını savunmak,
  • Üniversitenin tasarruflarının yürürlükteki kanunlara uygun olarak icrasında, idareye yardımcı olmak,
  • Verilecek benzeri diğer görevleri yerine getirmek.

 

 

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, 
  • Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve benzeri hizmetleri yapmak,
  • Basım ve grafik işleri ile evrak, yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek,
  • Sivil Savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek,
  • Verilecek benzeri görevleri yapmak.

 

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:

 

  • Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
  • İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
  • İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.
  • İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
  • Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek.
  • İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
  • İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek.
  • İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.
  • Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
  • Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.
  • İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek.
  • Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek.
  • Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak.
  • İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.
  • İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.
  • İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
  • Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
  • Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.
  • İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak.
  • Rektör tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

 

 

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’yla Türk Kamu Malî Yönetim Sistemi uluslararası standartlara uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkin bir iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır. 31.12.2005 tarih ve 26040 (3.Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara” uygun olarak Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte belirlenmiştir. Tebliğde, kamu idarelerinin gerek görmeleri halinde, İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları da belirleyebilecekleri öngörülmüştür.

 

Tebliğde ayrıca, kamu idareleri tarafından iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarının 31.12.2008 tarihine kadar tamamlanması, söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.

 

Bu çerçevede, Erzincan Üniversitesi, iç kontrol sistemlerini 5018 sayılı Kanun hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine uyumlu bir şekilde oluşturma, uygulama, izleme ve geliştirme çalışmalarını sürdürmektedir. Erzincan Üniversitesi bu kapsamda ilk İç Kontrol Uyum Eylem Planını 2008 yılı içerisinde hazırlamış, hem kamuoyu ile paylaşmış hem de Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum kapsamında, Maliye Bakanlığına göndermiştir. İç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla Erzincan Üniversitesinde, Maliye Bakanlığınca hazırlanan rehber de dikkate alınarak, eylem planı 2009 yılında revize edilerek, Rektör onayını müteakip Maliye Bakanlığı’na yeniden gönderilmiştir.

 

Başlangıcından itibaren geçen yaklaşık 10 yıllık süreçte, iç kontrol çalışmalarının tamamı mevzuat gereği yapılması gerektiği için değil, iyi yönetişim ilkesi kurumsal kalitenin artırılması hedeflenerek etkin bir şekilde yapılmaktadır (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/ic-kontrol-ve-on-mali-kontrol/).  Erzincan Üniversitesi iç kontrol çalışmaları kapsamında yılda iki defa gözden geçirme yapılmakta ve çıkan sonuçlara göre (varsa) yapılan revizeler Rektör onayını müteakip Maliye Bakanlığına gönderilmektedir. Değerlendirmeler, tüm birim yöneticileri ile üst yönetimin ortak katılımında yapılmaktadır.

 

İç Kontrol Standartları kapsamında birimlerimizce yürütülen çalışmalara (görev tanımları ve iş akışları başta olmak üzere) tüm akademik ve idari birimlerimizin kendi web sayfalarından erişilmektedir.

 

Erzincan Üniversitesi, Rektörlük idari birimleri 7.9.2015 tarih ve KY-7096/15-R nolu belge ile TSE EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemine sahip olduğu belgelenmiştir. ISO 9001 kapsamında yürütülen çalışmalar, standart formlar ve diğer bilgi belgelere Erzincan Üniversitesi resmi web sayfası erzincan.edu.tr de (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/anasayfa/) bölümünden ulaşılabilmektedir. Rektörlük idari birimlerinin yapmış olduğu tüm iş ve işlemler ISO 9001 kalite yönetim sistemi güvencesinde yürütülmektedir.

6.2. Kaynakların Yönetimi

 

Erzincan Üniversitesinin personelini akademik ve idari personel olarak iki bölümde sınıflandırmak mümkündür. Erzincan Üniversitesi, insan kaynaklarının yönetimini, personel istihdamı konusunda devlet üniversitelerinin tabi olduğu; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında ilgisine göre Rektör, Rektör Yardımcısı ve Genel Sekreter koordinasyonunda etkin olarak gerçekleştirmektedir.

 

Erzincan Üniversitesinde, akademik personel seçimi ve atanmalarında tâbî olunan mevzuat hükümleri takip edilir. Akademik personel ihtiyaçları akademik birimlerden dönemsel olarak talep edilir, bu talepler doğrultusunda kadro ihtiyaçları ve öncelikleri göz önünde bulundurularak akademik personel alım süreci başlatılır. Öğretim üyeleri için 2547 sayılı Kanunun 23, 25 ve 26. maddeleri ve Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliğinin 9,16 ve 20. maddelerinin yanı sıra Üniversitemizin belirlediği ve YÖK tarafından onaylanan kriterler dâhilinde Resmi Gazete ve ulusal nitelikli ilanlara yapılan başvurular, üniversitenin yetkili organlarınca değerlendirilerek atamalar yapılmaktadır. Öğretim üyelerinin atamaları ve yükselmeleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa dayalı olarak hazırlanmış olan Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliğine göre şeffaflık, objektiflik ve denetlenebilirlik ilkeleri esas alınarak yapılır. Akademik personelin atanması ve yükseltilmesinde hiçbir şekilde ayrım yapılmadan hakkaniyet ve liyakat ilkelerine uygun olarak yapılmaktadır.

 

Erzincan Üniversitesinin idari personel ihtiyacı, idari ve akademik birimlerce belirlenmekte ve üniversite yönetiminden talep edilmektedir. İdari personel ihtiyaçları, ilgili yıl bütçe kanunu ile verilen kontenjan dâhilinde merkezi olarak gerçekleştirilen KPSS sınavı sonuçlarına göre yerleştirme ve naklen alım suretiyle karşılanmaktadır. Üniversitemizin tüm idari kadrolarına yapılan atamalar 657 sayılı Kanunun ilgili maddeleri ve 2547 sayılı Kanunun 52.maddesi kapsamında yapılmaktadır. İdari personelin görevde yükselmesi  “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği” uyarınca gerçekleştirilmektedir.

 

Erzincan Üniversitesinde idari ve destek hizmetleri sunan birimlerde görevli personelin eğitim ihtiyaçları; Üniversitemiz İç Kontrol Uyum Eylem Planı ve ISO 9001 kapsamında hazırlanan PR-006 Hizmet İçi Eğitim Prosedürüne  (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/prosedurler/) uygun olarak yürütülmektedir. Her yıl Personel Dairesi Başkanlığınca birimlerden gelen taleplerde dikkate alınarak hazırlanan eğitim takvimine uygun olarak yapılan hizmet içi eğitimlerle idari ve destek hizmetlerini sunan birimlerde görevli personelin eğitim ihtiyaçları karşılanmaktadır. Eğitimlerin etkinliği eğitimlerin sonunda uygulanan değerlendirme anketleri ile tespit edilerek sürekli iyileştirme hedeflenmektedir.

 

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun birinci maddesinde : “Bu Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve malî saydamlığı sağlamak üzere, kamu malî yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm malî işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve malî kontrolü düzenlemektir.” olarak tanımlanmıştır. Kanunun amacına bakıldığında kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılması amaçlar arasında sayılmaktadır.

 

5018 sayılı Kanunun 5. maddesinde ise kamu maliyesinin temel ilkeleri arasında;

 

  1. f) Kamu malî yönetimi ekonomik, malî ve sosyal etkinliği birlikte sağlayacak şekilde kamusal tercihlerin oluşması için gerekli ortamı yaratır.

 

  1. g) Kamu idarelerinin mal ve hizmet üretimi ile ihtiyaçlarının karşılanmasında, ekonomik veya sosyal verimlilik ilkelerine uygun olarak maliyet-fayda veya maliyet-etkinlik ile gerekli görülen diğer ekonomik ve sosyal analizlerin yapılması esastır.” denilerek yine etkinlik ve verimlilik vurgulanmaktadır.

 

5018 sayılı kanunun hesap verme sorumluluğunu düzenleyen 8. maddesinde: “Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.” ve Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme başlıklı 9. maddesinde: “Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak,  stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.” hükmü bulunmaktadır. Bu kapsamda Erzincan Üniversitesinde mali kaynakların yönetimi 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat ile hazırlanan 2015-2019 dönemi stratejik planına uygun olarak etkin bir şekilde yürütülmektedir. Erzincan Üniversitesinde her yıl ocak ayında üst yönetimin katılımıyla yapılan stratejik plan değerlendirmeleri sonucunda, hedefler ile gerçekleşmeler arasındaki fark ve sebepleri tespit edilerek, çıkan sonuç raporlarına dayanılarak içinde bulunulan yılda alınması gereken tedbirler ve uygulanacak stratejiler belirlenmektedir. Ayrıca 5018 sayılı Kanunun 41. maddesine dayanılarak hazırlanan birim faaliyet raporları ile mali kaynakların, harcama birimlerince belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda harcanıp harcanmadığının kontrolü yapılmaktadır.

 

18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 2. maddesinde “Bu Yönetmelik genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini ve bunlara ait taşınır malları kapsar.”  hükmü gereği Erzincan Üniversitesinin envanterinde bulunan taşınır malların yönetimi ve tüm işlemleri bu yönetmelik kapsamında yürütülmektedir. Taşınır Mal Yönetmeliğinin Sorumluluk başlıklı 5. maddesinde: “(1) (Değişik: 14/3/2016-2016/8646 K.) Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.” hükmü kapsamında Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında yürütülen işlemlerin elektronik ortamda ortak sistem üzerinden takip edilmesi adına Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve kamu idarelerinin kullanımına sunulan Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden takibi etkin olarak yapılmaktadır.

 

Erzincan Üniversitesi, taşınmazlarının kaydını, 02.10.2006 tarih ve 26307 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik” taşınmazların idaresini 19.06.2007 tarih ve 26557 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkında Yönetmelik” kapsamında etkin bir şekilde yürütmektedir. Erzincan Üniversitesi taşınmazlarla ilgili işlemler Erzincan Üniversitesi Rektörünün direktifleri doğrultusunda, bir Rektör yardımcısı koordinasyonunda; Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı,  Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve ihtiyacı halinde diğer birimlerin katılımı ile etkin bir şekilde yürütülmektedir.

 

6.3. Bilgi Yönetim Sistemi

 

Erzincan Üniversitesinde, faaliyet ve sürece ilişkin verilerin toplanması, analiz dilmesi ve raporlanması içim oluşturulmuş bir bilgi yönetim sistemi bulunmamaktadır. Erzincan Üniversitesi, İç Kontrol Uyum Eylem Planının BİS.13.5 maddesinde Aralık 2019’a kadar “Erzincan Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi” oluşturulması hedeflenmektedir. Mevcut durum itibariyle farklı birimlerimizin kendi ihtiyaçları doğrultusunda kullandıkları birbirinden bağımsız yazılımlar sayesinde her türlü faaliyet yürütülmektedir.

 

Bu programlardan öğrenci işleri otomasyonunda; öğrencilerin demografik bilgileri, ders müfredatları, ceza bilgileri, danışman bilgileri, ders kayıtları, çift anadal-yandal bilgileri,  yaz okulu bilgileri, ÖSYM yerleştirme puanları, ders başarı notları, ders etkinlik bilgileri, staj bilgileri, istatistiki bilgileri, lisansüstü programlarla ilgili bilgiler ve Bologna süreci kapsamında diploma eklerini üretecek tüm bilgiler mevcuttur. Bunun yanı sıra yabancı uyruklu öğrencilerin müracaat ve kayıtlanmalarından itibaren tüm süreç ve tüm öğrencilerin harç borçlandırmalarına ilişkin bilgiler sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Sistem YÖKSİS’e bağlı olarak çalıştığından, Üniversitemiz ile YÖK arasındaki veri alış verişi sistem üzerinden yapılmaktadır.

 

BAP otomasyon sisteminde tüm birimlerin proje sayıları, araştırmacı bazında proje sayıları, proje bütçeleri, bütçelerden yapılan harcamalar ve kalan bakiyeleri, satın alma ile ilgili tüm sürece ilişkin işlemler, proje ara raporları, sonuç raporları yer almaktadır.

 

Erzincan Üniversitesi mezun otomasyonu (http://mezuntakip.erzincan.edu.tr/) üzerinden işlemler yürütülmektedir.

 

Kurumsal iç ve dış değerlendirme sürecine yönelik bilgiler mevzuatta belirtilen süreler göz önünde bulundurularak: “İç Kontrol Uyum Eylem Planı” ve ISO 9001 kapsamında oluşturulan “PR-003 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü” , “PR-009 İç Tetkik Prosedürlerine” uygun olarak (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/prosedurler/) bilgiler ilgili birimlerden istenilerek toplanmaktadır.

 

Toplanan verilerin güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği ile ilgili olarak:

 

  • DMZ bölgesine erişimleri Firewall (Güvenlik duvarı) vasıtasıyla kısıtlanmaktadır. Yetkisiz kullanıcıların veriden ziyade direkt olarak ilgili network ve sunucuya erişimleri engellenmektedir.
  • Veri erişiminde güvenlik duvarı kuralları ve veri tabanında bağlı olduğu kullanıcının vermiş olduğu yetkiler çerçevesinde gizlilik sağlanmaktadır.
  • Girilen verilerin tutarlı şekilde saklanması için günlük 2 adet Replikasyon (eşlenik sunucu yedeği) ve 4 farklı yapıya Backup (dosya yedeği) alınmaktadır. Bu şekilde veri bütünlüğü korunmaktadır. Backup her sunucu için günde iki defa ve 12 saatte bir, Replikasyon ise sürekli yani her veri değişiminde yapılmaktadır.

 

 

 

6.4. Kurum Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi

 

Ülkemizde kamu hukukuna tâbî olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihalelerde uygulanacak esas ve usuller 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile belirlenmiştir. Erzincan Üniversitesi, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi özel bütçeli bir idaredir. Kurum dışından tedarik edilen hizmetlerin tedarik süreci, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak yürütülmektedir.

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşlarının, bu Kanun hükümlerine göre yaptıkları ihaleler sonucunda idareye teslim edilen hizmet işlerinin muayene ve kabul işlemleri için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 11’inci maddesi uyarınca kuracakları muayene ve kabul komisyonlarının kuruluş ve çalışma esasları ile muayene ve kabul işlemlerinde uygulanacak esas ve usulleri Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinde düzenlenmiştir.

 

Erzincan Üniversitesinde kurum dışından alınan hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği kapsamında yapılan muayene ve kontrollerle güvence altına alınmaktadır.

 

Mevzuatta belirtilen hükümlere ek olarak ISO 9001 kalite yönetim sistemi standartları çerçevesinde “PR-007 Satın alma Prosedürü” (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/prosedurler/) ile Rektörlük idari birimlerinde kurum dışından tedarik edilen hizmetlerin kalitesi güvence altına alınmıştır.

 

6.5. Kamuoyunu Bilgilendirme

 

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. maddesine göre: “Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanır. Üst yönetici, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklar.

 

İdare faaliyet raporu, ilgili idare hakkındaki genel bilgilerle birlikte; kullanılan kaynakları, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan mâlî bilgileri; stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde düzenlenir.”

 

Erzincan Üniversitesi: 5018 sayılı Kanunun 41. maddesine göre 17.03.2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik” te belirtilen şekilde, faaliyet raporlarını düzenlemekte ve kamuoyunu bilgilendirme sorumluluğunun gereği olarak, her yıl düzenli bir şekilde faaliyet raporlarını elektronik ortamda paylaşmaktadır (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/butce-ve-performans/).

 

Faaliyet raporları dışında, Erzincan Üniversitesinin resmi internet sitesi “erzincan.edu.tr” üzerinden; Üniversitemiz Stratejik Planı, Performans Programları, Aylık Mali Tablolar (http://strateji.erzincan.edu.tr/tr/muhasebe-kesin-hesap-ve-raporlama/), İç Kontrol Uyum Eylem Planı ve buna ilişkin değerlendirme raporları ile yasal sınırlar içerisinde paylaşılması mümkün olan bilgiler kamuoyunu bilgilendirme ve aydınlatma adına paylaşılmaktadır.

 

Kamuoyuna sunulan bilgilerin güncelliği doğruluğu ve güvenilirliği 5018 sayılı Kanunun 68. maddesi kapsamında Sayıştay denetçilerince yapılan dış denetimlerle güvence altına alınmaktadır.

 

Erzincan Üniversitesi Rektörlük idari birimlerinin ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standartları çerçevesinde TSE tarafından yapılan gözetim tetkikleri ile sistemin güvenilirliği güvence altına alınmaktadır.

 

6.6. Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği

 

Erzincan Üniversitesinin yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı Yükseköğretim Kurulu Kanunu hükümlerine göre belirlenmiştir. Üniversitenin yönetim organları Rektör, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulundan oluşmaktadır.

 

İdari yönetimin başında ise, rektöre bağlı bir genel sekreter bulunur. Hizmetlerin gerekli kıldığı kadrolar ise daire başkanları, müdürler, danışmanlar, hukuk müşavirleri, uzmanlar ile 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi memurlar ve diğer görevlilerdir.

           

Genel olarak yapılanma değerlendirildiğinde, üst yönetimden alt kademelere doğru kararların yayıldığı görülebilmektedir. Seçimle gelen senatörler sayesinde ise tabanın istekleri, görüşleri üst yönetime iletilebilmektedir. Kamu kurumlarının bürokratik yapılanması göz önünde bulundurulduğunda Üniversitemiz, mevcut sistem içerisinde mümkün olan iletişime en açık yapıyı kurmaya özen göstermiştir.

 

5018 sayılı Kanununun, 7. Maddesinde Malî saydamlık, 8. Maddesinde ise Hesap Verme Sorumluluğu düzenlenmiştir. Buna göre: “Malî saydamlığın sağlanması için gerekli düzenlemelerin yapılması ve önlemlerin alınmasından kamu idareleri sorumlu olup, bu hususlar Maliye Bakanlığınca izlenir.

 

Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.”

 

Erzincan Üniversitesince mevzuatta belirtildiği şekilde başta Faaliyet Raporu ve Kesin Hesap olmak üzere düzenlenen raporlarla Hesap Verme Sorumluluğu yerine getirilmektedir. Ayrıca Yönetim tarafından kurum personeline yönelik yıllık bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır.

 

Yukarıda verilen eğitim-öğretim, araştırma ve idari faaliyetler kapsamında gerçekleştirilecek kalite güvence sistemi uygulamalarının planlanmasını, organizasyonunu ve denetimini Erzincan Üniversitesi Kalite Komisyonu yapar. Bu amaçla Üniversite Kalite Komisyonu birimler tarafından kalite güvencesi kapsamında yapılan faaliyetleri incelemek üzere birim ziyaretleri gerçekleştirir. Her yıl Mart ayında Üniversite Özdeğerlendirme Raporu ve Üniversite Kurum İçi Değerlendirme Raporunu (KİDR) hazırlayarak senatoya sunar.